사실확인서 작성방법 총정리｜법원 제출 양식, 필수 기재사항과 증거가치 높이는 방법

사실확인서는 소송에서 자신의 주장을 뒷받침하기 위해 제3자가 직접 경험하거나 인식한 사실을 서면으로 작성한 문서입니다.

민사소송에서는 사실확인서를 서증으로 제출할 수 있지만, 제출했다는 이유만으로 그 내용이 모두 사실로 인정되는 것은 아닙니다. 사실확인서의 증거가치를 높이려면 작성자의 사건 관련성, 구체적인 경험 사실, 객관적인 자료와의 일치 여부를 고려해 작성해야 합니다.

이번 글에서는 사실확인서 작성방법, 법원 제출 시 필요한 기재사항, 첨부서류, 작성할 때 주의해야 할 점을 구체적으로 살펴보겠습니다. 공인중개사가 부동산 매매계약 과정에서 어떤 설명을 했는지 확인하는 사례를 통해 실제 작성 요령도 알아보겠습니다.

1. 사실확인서란? 작성 목적과 증거로서의 의미

사실확인서는 작성자가 직접 경험하거나 인식한 사실을 서면으로 확인하는 문서입니다. 소송 당사자가 아닌 제3자가 작성하는 경우가 일반적이며, 이해관계인, 현장 관계자, 전문가 등이 작성할 수 있습니다.

사실확인서는 다음과 같은 목적으로 활용됩니다.

• 주장 뒷받침: 소송 당사자가 주장하는 사실관계를 보충합니다.

• 사실관계 확인: 계약 체결 당시의 설명, 현장에서 있었던 일, 당사자 간 대화 등을 구체적으로 확인합니다.

• 증거 보완: 문자메시지, 계약서, 사진 등 다른 증거자료와 함께 제출하여 주장의 신빙성을 뒷받침합니다.

예를 들어 부동산 매매계약과 관련하여 매수인이 공인중개사로부터 토지의 이용 제한에 관한 설명을 들었는지가 쟁점이 되었다고 가정하겠습니다.

당시 계약을 중개한 공인중개사가 어떤 내용을 설명했고, 어떤 자료를 확인하도록 안내했는지 구체적으로 작성한다면 해당 쟁점을 판단하는 데 참고자료가 될 수 있습니다.

다만, 사실확인서는 법원이 내용을 그대로 인정하도록 만드는 문서가 아닙니다. 법원은 작성자의 진술 내용과 구체성, 다른 증거와의 일치 여부 등 여러 사정을 종합하여 증명력을 판단합니다.

2. 사실확인서 작성방법: 반드시 확인해야 할 기본 구성 항목

사실확인서를 작성할 때는 문서의 제목부터 사건 정보, 작성자의 인적사항, 구체적인 사실관계, 작성일과 서명까지 빠짐없이 확인하는 것이 좋습니다.

① 표제: 사실확인서

문서 상단에 ‘사실확인서’라고 기재합니다. 문서의 목적과 종류를 명확히 알 수 있도록 간결하게 작성하면 됩니다.

② 사건 정보: 사건번호와 당사자 표시

이미 소송이 진행 중이라면 해당 사건의 사건번호와 원고·피고를 기재합니다.

예시는 다음과 같습니다.

• 사건번호: 2026가합○○○○○○

• 사건명: 매매대금반환

• 원고: 주식회사 ○○○

• 피고: ○○○ 주식회사

사건번호가 아직 부여되지 않은 단계라면 제출할 기관과 절차에 맞게 문서를 작성해야 합니다. 경찰이나 검찰에 제출하는 경우에는 해당 수사기관의 사건번호 등 사건을 특정할 수 있는 정보를 확인하는 것이 좋습니다.

③ 사실확인인 정보: 작성자의 신원 확인

사실확인인의 성명과 연락처 등 작성자를 특정할 수 있는 정보를 기재합니다. 주소 등 추가적인 인적사항은 제출 목적과 기관의 요구사항을 고려하여 작성합니다.

주민등록번호와 같은 민감한 개인정보는 무조건 기재하기보다 실제 제출에 필요한지 확인해야 합니다. 개인정보가 불필요하게 노출되지 않도록 주의하시기 바랍니다.

④ 본문: 작성자의 지위와 사건의 관련성

본문에서는 먼저 작성자가 누구이며 해당 사건과 어떤 관계에 있는지를 설명합니다.

예를 들어 공인중개사가 작성하는 경우 다음과 같이 시작할 수 있습니다.

“본인은 원고와 피고 사이에 체결된 이 사건 부동산 매매계약을 중개한 공인중개사입니다.”

이처럼 작성자의 역할을 먼저 밝히면 이후 진술이 어떤 경험과 관찰에 기초한 것인지 파악하기 쉬워집니다.

⑤ 핵심 사실관계: 육하원칙에 따른 구체적인 진술

사실확인서에서 가장 중요한 부분은 본문입니다. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 했는지 구체적으로 작성해야 합니다.

예를 들어 “매수인에게 충분히 설명했습니다”라고만 기재하면 어떤 설명을 했는지 알기 어렵습니다.

반면 “매매계약 체결에 앞서 매수인에게 토지이용계획확인서를 발급받아 해당 토지의 공법상 제한사항을 확인하도록 안내했습니다”라고 작성하면 설명의 대상과 행위가 보다 명확해집니다.

가능하다면 설명한 날짜와 장소, 사용한 자료, 상대방의 반응, 관련 대화가 이루어진 경위 등을 추가로 기재할 수 있습니다. 다만 기억이 불분명한 부분을 임의로 확정하거나 실제로 하지 않은 행위를 포함해서는 안 됩니다.

⑥ 결어: 작성 내용의 진실성 확인

본문 마지막에는 작성한 내용이 사실에 부합한다는 취지의 문구를 기재합니다.

예시: “위 내용은 본인이 직접 경험하거나 인식한 사실에 근거하여 작성하였으며, 사실과 다름이 없음을 확인합니다.”

실제로 직접 경험하지 않은 내용까지 직접 경험한 것처럼 확인해서는 안 됩니다.

⑦ 작성일과 서명 또는 날인

문서 작성일을 기재하고 사실확인인이 직접 서명하거나 날인합니다. 서명 또는 날인은 작성자가 해당 문서를 작성했다는 점을 확인하는 데 도움이 됩니다.

인감증명서나 본인서명사실확인서가 언제나 필수인 것은 아닙니다. 제출기관의 요구사항과 사건의 성격, 문서의 진정성을 입증할 필요성을 고려하여 첨부 여부를 결정해야 합니다.

⑧ 첨부자료와 제출처

진술 내용을 뒷받침할 수 있는 자료가 있다면 함께 첨부하는 방안을 검토할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 자료가 있습니다.

• 매매계약서 또는 관련 계약서

• 당시 주고받은 문자메시지와 이메일

• 설명에 사용한 문서나 안내자료

• 현장 사진 등 관련 사실을 확인할 수 있는 자료

법원에 제출한다면 해당 사건의 법원과 재판부를 확인하고, 수사기관에 제출한다면 담당 경찰서나 검찰청 및 사건 정보를 확인해야 합니다. 문서의 형식과 제출 방식은 실제 절차에 맞추는 것이 중요합니다.

3. 사실확인서 작성 시 증거가치를 높이는 5가지 원칙

사실확인서는 분량이 길다고 증거가치가 높아지는 것이 아닙니다. 핵심 쟁점과 관련된 사실을 구체적으로 기재하고, 진술의 신빙성을 뒷받침할 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다.

원칙 1. 직접 경험한 사실을 중심으로 작성합니다

사실확인서는 작성자가 직접 보고, 듣고, 경험하거나 인식한 사실을 중심으로 작성해야 합니다.

다른 사람에게 전해 들은 내용도 기재할 수는 있지만, 직접 경험한 사실과 구분해야 합니다. 예를 들어 “매수인이 설명을 들었다고 말했습니다”라는 진술과 “본인이 매수인에게 직접 설명했습니다”라는 진술은 증명하려는 사실과 근거가 다릅니다.

따라서 다른 사람에게 전해 들은 내용이라면 누구에게 언제 들었는지를 명시하고, 이를 직접 목격한 사실처럼 작성하지 않는 것이 좋습니다.

원칙 2. 시간·장소·방법을 구체적으로 특정합니다

“계약 당시 설명했다”는 문장보다 설명한 시점과 장소, 설명 내용, 사용한 자료 등을 구체적으로 적는 것이 좋습니다.

예를 들어 다음과 같이 비교할 수 있습니다.

• 부족한 표현: “본인은 이 사건 매매계약과 관련하여 필요한 안내를 하였습니다.”

• 구체적인 표현: “본인은 매매계약 체결에 앞서 매수인에게 토지이용계획확인서를 확인하도록 안내하고, 해당 서류에서 확인할 수 있는 토지 이용 제한사항에 관하여 설명하였습니다.”

물론 구체적인 표현을 사용하더라도 실제로 있었던 일만 기재해야 합니다. 정확한 날짜가 기억나지 않는다면 임의로 특정하기보다 기억하는 범위에서 시기와 경위를 설명하는 편이 바람직합니다.

원칙 3. 소송의 핵심 쟁점과 관련된 사실을 중심으로 작성합니다

사실확인서는 해당 사건에서 무엇을 증명해야 하는지에 따라 내용이 달라집니다.

부동산 매매계약 사건에서 공인중개사가 특정 사항을 설명했는지가 쟁점이라면, 작성자의 일반적인 업무 경력이나 거래에 대한 포괄적인 평가보다 실제로 어떤 설명을 했는지, 언제 어떤 자료를 안내했는지 등이 중요합니다.

사건과 직접 관련이 없는 주변 사실은 최소화하고, 핵심 쟁점을 판단하는 데 필요한 사실을 중심으로 구성하는 것이 좋습니다.

원칙 4. 객관적인 사실과 개인적인 의견을 구분합니다

사실확인서에는 관찰하거나 경험한 사실과 작성자의 평가를 구분하여 기재해야 합니다.

예를 들어 “매수인에게 토지이용계획확인서를 확인하도록 안내했습니다”는 구체적인 행위에 관한 진술입니다. 반면 “매수인은 모든 위험을 충분히 이해하고 계약했습니다”라는 문장은 상대방의 내심이나 이해 정도에 관한 판단을 포함할 수 있습니다.

후자의 내용을 기재하려면 어떤 대화나 행동을 근거로 그렇게 판단했는지 설명할 필요가 있습니다. 법적 책임의 유무를 단정하기보다는 판단의 기초가 되는 사실을 구체적으로 제시하는 편이 적절합니다.

원칙 5. 필요한 경우 긍정 진술과 부정 진술을 함께 기재합니다

쟁점이 된 행위가 있었는지만 기재할 것이 아니라, 관련된 다른 사실도 확인할 수 있다면 함께 작성하는 것이 도움이 됩니다.

예를 들어 공인중개사가 특정 자료를 안내했다는 사실뿐 아니라, 당시 매수인에게 해당 자료를 직접 전달했는지, 추가 설명이 있었는지, 관련 대화가 어떻게 진행되었는지도 구체적으로 기재할 수 있습니다.

다만 부정 진술은 특히 주의해야 합니다. 일정한 행위가 없었다는 사실을 확인하려면 해당 상황을 충분히 관찰하거나 경험할 수 있었는지 고려해야 합니다. 기억이 나지 않는다는 이유만으로 해당 행위가 없었다고 단정해서는 안 됩니다.

4. 사실확인서 작성 예시: 공인중개사의 설명 여부가 쟁점인 경우

다음은 부동산 매매계약 과정에서 공인중개사가 매수인에게 토지 이용 제한사항을 안내했는지가 문제 된 상황을 가정한 예시입니다. 실제 제출 시에는 사건의 구체적인 사실관계에 맞게 수정해야 합니다.

※ 위 예시는 작성 형식을 설명하기 위한 가상 양식입니다. 실제 사건에서 안내가 이루어졌는지, 어떤 설명을 했는지는 확인된 사실에 따라 작성해야 합니다. 법원이나 수사기관에서 요구하는 별도 서식이 있다면 해당 서식을 우선 확인하시기 바랍니다.

5. 사실확인서에 첨부해야 할 서류는 무엇인가요?

사실확인서를 제출할 때 모든 사건에 공통으로 적용되는 필수 첨부서류가 정해져 있는 것은 아닙니다. 제출기관의 요구사항과 사건의 성격, 문서의 진정성을 입증할 필요성에 따라 첨부자료가 달라질 수 있습니다.

인감증명서나 본인서명사실확인서를 첨부했다고 해서 사실확인서에 적힌 모든 내용이 진실로 증명되는 것은 아닙니다. 이러한 자료는 주로 작성자나 서명·날인의 진정성을 확인하는 데 의미가 있으며, 진술 내용의 진실성은 별도로 판단됩니다.

6. 사실확인서 작성 시 주의해야 할 법률 문제

허위 사실을 작성하면 어떤 문제가 발생하나요?

사실확인서에 허위 내용을 기재하면 그 문서가 증거로서 신뢰를 잃을 수 있으며, 구체적인 행위와 목적에 따라 별도의 법적 문제가 발생할 수 있습니다.

다만 사실확인서에 허위 내용을 기재했다고 해서 언제나 위증죄가 성립하는 것은 아닙니다. 위증죄는 법률상 선서한 증인이 법정에서 허위 진술을 하는 경우 등 법정 요건을 충족해야 성립합니다.

허위 사실확인서가 소송에서 사용된 경우에도 문서의 작성 경위, 허위 내용의 성격, 행사 목적 등 구체적인 사정에 따라 법적 평가가 달라질 수 있습니다. 따라서 사실확인인에게는 사실에 근거하여 작성해야 한다는 점을 충분히 설명하는 것이 중요합니다.

사실확인서와 증인신문은 어떻게 다른가요?

사실확인서는 작성자가 사실관계를 서면으로 진술하는 문서입니다. 반면 증인신문은 법정에서 증인에게 질문하고 답변을 듣는 증거조사 절차입니다.

사실확인서가 제출되었다고 해서 작성자가 자동으로 법정 증인이 되는 것은 아닙니다. 법원은 사건과 제출된 증거의 내용에 따라 필요한 증거조사를 진행할 수 있으며, 서면 진술만으로 사실관계가 충분히 입증되는지는 별도로 판단합니다.

따라서 중요한 쟁점에 관하여 작성자의 직접 경험이 핵심적인 경우에는 사실확인서 작성만으로 충분한지, 증인신청 등 추가적인 증거조사가 필요한지도 검토해야 합니다.

사실확인서에는 주민등록번호와 주소를 모두 기재해야 하나요?

반드시 모든 인적사항을 기재해야 하는 것은 아닙니다. 작성자를 특정할 수 있는 정보와 제출기관이 요구하는 항목을 확인하되, 주민등록번호 등 민감한 개인정보는 불필요하게 노출하지 않도록 주의해야 합니다.

7. 사실확인서 작성방법 FAQ

Q1. 사실확인서는 법원에 제출할 때 정해진 양식이 있나요?

일반적인 사실확인서에 모든 사건에 공통으로 적용되는 단일 양식이 있는 것은 아닙니다. 다만 제출기관에서 별도 서식을 요구하는 경우에는 해당 서식을 확인하고, 사건번호와 당사자 정보, 작성자의 인적사항, 구체적인 사실관계 등을 목적에 맞게 기재해야 합니다.

Q2. 사실확인서는 반드시 공증을 받아야 하나요?

일반적으로 사실확인서를 제출하기 위해 반드시 공증을 받아야 하는 것은 아닙니다. 다만 사건의 성격이나 제출기관의 요구에 따라 추가적인 확인 절차가 필요할 수 있습니다. 공증을 받았다는 사실만으로 문서에 기재된 내용 전체가 진실로 증명되는 것도 아닙니다.

Q3. 사실확인서는 소송 당사자도 작성할 수 있나요?

소송 당사자도 자신의 주장을 서면으로 작성할 수 있지만, 당사자가 아닌 제3자가 작성하는 사실확인서와는 구분할 필요가 있습니다. 당사자의 주장을 정리한 준비서면이나 진술서와 제3자의 직접 경험에 기초한 사실확인서는 작성 목적과 증거로서의 의미가 다를 수 있습니다.

Q4. 사실확인서에 다른 사람에게 들은 내용을 적어도 되나요?

기재 자체가 일률적으로 금지되는 것은 아니지만, 직접 경험한 사실과 전해 들은 내용을 구분해야 합니다. 전해 들은 내용이라면 누구에게 언제 들었는지 명시하고, 이를 직접 목격한 사실처럼 표현하지 않는 것이 좋습니다. 해당 진술이 실제 쟁점에 관하여 어느 정도 증명력을 가지는지는 다른 사정과 함께 판단됩니다.

Q5. 사실확인서를 제출하면 법원에서 그대로 인정해 주나요?

그렇지 않습니다. 사실확인서는 증거 중 하나일 뿐이며, 법원은 작성자의 경험 범위, 진술의 구체성, 다른 증거와의 부합 여부 등을 종합적으로 고려합니다. 중요한 쟁점에 관해서는 계약서, 문자메시지, 사진 등 객관적인 자료를 함께 제출하는 방안을 검토할 수 있습니다.

Q6. 사실확인서에 서명만 하면 되나요? 인감증명서도 필요한가요?

모든 사건에서 인감증명서나 본인서명사실확인서가 반드시 필요한 것은 아닙니다. 작성자의 서명 또는 날인 외에 추가 자료가 필요한지는 제출기관의 요구사항과 사건의 성격에 따라 확인해야 합니다.

8. 사실확인서 작성 전, 핵심 쟁점과 증거를 먼저 점검해야 합니다

사실확인서를 작성할 때 가장 중요한 것은 정해진 형식을 채우는 것에 그치지 않고, 해당 문서로 어떤 사실을 증명하려는지 명확히 하는 것입니다.

특히 민사소송에서는 사실확인서의 내용이 실제 소송 쟁점과 연결되는지, 작성자가 해당 사실을 직접 경험했는지, 다른 증거와 일치하는지 등을 함께 살펴봐야 합니다.

사실확인서 작성이나 법원 제출을 앞두고 있다면 다음 사항을 점검해 보시기 바랍니다.

• 사실확인서로 입증하려는 핵심 사실이 명확한가?

• 작성자가 해당 사실을 직접 경험하거나 인식했는가?

• 날짜와 장소, 구체적인 행위가 충분히 특정되어 있는가?

• 추측이나 평가를 객관적인 사실과 구분했는가?

• 진술 내용을 뒷받침할 자료가 있는가?

• 제출기관의 형식과 첨부자료 요구사항을 확인했는가?

사실확인서는 소송의 쟁점과 작성자의 경험에 맞게 구성해야 하는 증거자료입니다. 문서 작성에 앞서 입증하려는 사실과 확보된 증거를 정리하고, 필요한 경우 법률전문가와 함께 제출 방향을 검토하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

법무법인 정앤김은 구체적인 사건의 사실관계와 증거자료를 토대로 사실확인서의 작성 방향 및 소송상 활용 방안을 검토할 수 있습니다. 사실확인서가 필요한 상황이라면 현재 진행 중인 절차와 입증하려는 쟁점을 정리하여 상담을 받아보시기 바랍니다.